Cách đặt giới hạn số lượng ký tự tối đa của ô trong Excel 2016


Hướng dẫn cách thiết lập giới hạn số lượng ký tự tối đa của một ô trong Excel 2016, tức chỉ cho phép độ dài văn bản nhỏ hơn hằng bằng một số cố định. Đôi khi, vì một lý do nào đó, bạn cần giới hạn số ký tự trong ô Excel 2016, vì giá trị của chúng nằm trong giới hạn nhất định, việc giới hạn sẽ tránh sai sót nếu ai đó gõ thừa. Chưa kể, nó giúp cách trình bày bảng tính đẹp hơn vì văn bản không tràn ra ngoài (do đã giới hạn rồi).

Ví dụ, ô ghi số điện thoại thì chỉ nên giới hạn 10-11 ký tự thôi, nếu vượt qua con số này thì đó không còn là số điện thoại nữa, thông báo sẽ hiển thị để nhắc nhở người nhập dữ liệu phải xem lại. Dưới đây, Giainghia.com sẽ hướng dẫn cách giới hạn số ký tự tối đa trong một ô Excel 2016.

Cách thiết lập cài đặt giới hạn ký tự tối đa ô trong Excel 2016

Bước 1: Đầu tiên, người dùng chọn vào ô hoặc dải ô muốn giới hạn số ký tự nhất định. Ở ví dụ này, Giaingia.com sẽ chọn các ô từ A3 đến A6.

Cách đặt giới hạn số lượng ký tự tối đa của ô trong Excel 2016 1

Sau đó, chuyển sang tab “Data” trên thanh công cụ ở đầu cửa sổ làm việc của bảng tính. Tìm đến nhóm “Data Tools”, nhấp vào mũi tên nhỏ chỉ xuống màu đen để hiển thị trình đơn thả xuống, click vào “Data Validation” > rồi chọn tiếp “Data Validation”.

Bước 2: Cửa sổ làm việc của “Data Validation” hiện ra, người dùng có thể thiết lập các chỉ số ở mục “Settings” gồm: Mục “Allow” chọn “Text length” (Độ dài văn bản), mục “Data” chọn “Less than or equal to” (Ít hơn hoặc bằng), mục “Maximum” (Tối đa) chọn con số ký tự tối đa mà bạn muốn giới hạn. Ở đây, Giainghia.com giới hạn 20 ký tự. Nhớ tích vào ô “Ignor blank” (Ngoại trừ khoảng trắng), tức 20 ký tự tối đa đó không bao gồm khoảng trắng.

Cách đặt giới hạn số lượng ký tự tối đa của ô trong Excel 2016 2

Bước 3: Chuyển sang tab “Error Alert” để thiết lập thông báo lỗi khi dữ liệu được nhập không tuân thủ giới hạn văn bản tối đa (20 ký tự) ở trên. Ở mục “Error message” bạn điền nội dung của thông báo, như ở đây là “This cell allows only up to 20 characters!” (Ô này chỉ cho phép văn bản tối đan 20 ký tự). Cuối cùng, nhấn “OK” để hoàn tất.

Cách đặt giới hạn số lượng ký tự tối đa của ô trong Excel 2016 3

Bước 4: Giờ đây, ô bạn đã thiết lập chỉ cho giới hạn ký tự tối đa là 20 ký tự, không bao gồm khoảng trắng. Nếu bạn nhập quá 20 ký tự, sẽ xuất hiện thông báo lỗi với nội dung đã viết ở trên.

Cách đặt giới hạn số lượng ký tự tối đa của ô trong Excel 2016 4

Người dùng nên cân nhắc thiết lập cài đặt giới hạn ký tự tối đa trong một ô, các ô Excel 2016 hợp lý, chỉ nên đặt giới hạn nếu bạn biết chắc dữ liệu của ô đó là dạng gì, tối đa phải nhập bao nhiêu ký tự. Điều này giúp ích rất tốt trong công việc, khi bạn là người giỏi hơn và hiểu biết về chuyên môn, còn người nhập liệu thì “non tay nghề” đôi lúc điền sai dữ liệu mà không biết.  Ví dụ các ô về “Mã bưu điện Việt Nam” thì mã này còn gọi là Zip Code, tối đa có 6 chữ số, nên bạn hãy giới hạn 6 ký tự thôi, để nếu ai nhập 7, 8 ký tự sẽ hiện thông báo lỗi, giúp người đó kiểm tra lại.

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*